Nexodia
Manual del EQUIPO

Lo que hay que hacer cada día

El sistema escribe solo a vuestros clientes: les recuerda la cita, les avisa de que el encargo ha llegado y les pide la reseña. Para que todo eso salga bien solo necesita dos cosas de vosotros: que las citas estén apuntadas y que se marque quién vino. Lo demás lo hace él.

Cada día

En el orden en que suele tocar. Nada de esto lleva más de un minuto.

1. Apuntar las citas en la Agenda
Según entran · por teléfono o en el equipo
Siempre
  1. Entra en Agenda y pulsa en el hueco del día y la hora.
  2. Busca a la persona por su nombre o su teléfono. Si no está, se crea ahí mismo.
  3. Elige la agenda (Óptica o Audio) y guarda.
Al guardar le sale la confirmación por WhatsApp con el día, la hora y la dirección de vuestro centro. Si te has equivocado, tienes cinco minutos para quitarla y el mensaje no sale.
Si el teléfono que te da es el de un hijo o de quien le acompaña, marca esa casilla al apuntar la cita. A partir de ahí los mensajes de esa persona van escritos en tercera persona: "la cita de Manuel" en vez de "su cita".
Si a esa hora ya hay una cita, mira la franja estrecha con un + que queda a su derecha: ahí se apunta otra a la misma hora. Solo sale en las agendas que lo admiten: lo decide el dueño, agenda por agenda.
Al guardar una cita que se pisa con otra, el sistema te lo dice: "a esa hora ya hay otra cita" y el nombre de quién es. No te está parando: si es a propósito, pulsa Guardar igualmente y entra. Está para que nadie dé dos citas a la misma hora sin darse cuenta, sobre todo cuando se apunta por teléfono sin mirar la agenda.
Quién la atiende es opcional y sale vacío. Déjalo así si da igual quién la coja. Si la cita es para alguien en concreto, elígelo y su nombre queda dentro de la cita en la agenda.
Pantalla de Agenda con las columnas de Óptica y Audiología y los huecos del día
Agenda. Arriba se elige el centro; cada columna es una agenda.
2. Marcar quién vino y quién no
Al final del día · 1 minuto
Cada día
  1. Entra en Asistencia. Salen las citas de hoy y las de atrás sin marcar.
  2. Marca Vino o No vino y pulsa Guardar.
Esto es lo más importante del día. De aquí salen la petición de reseña, el mensaje a quien no se presentó y el aviso de revisión del año que viene. Si no se marca, no sale ninguno de los tres.
Se puede marcar hasta tres días después y los mensajes salen igual. Y una marca se puede deshacer si te has equivocado.
Pantalla de Asistencia con los botones Vino y No vino en cada cita
Asistencia. No se guarda nada hasta que pulsas el botón de abajo.
3. Las recogidas
Cuando se encarga y cuando llega
Cada día
  1. Al encargar algo: Recogidas, apunta de quién es y qué es ("sus gafas de cerca").
  2. Cuando llega a la tienda: márcalo como listo. Le sale el WhatsApp solo.
  3. Cuando viene a por ello: márcalo como recogido.
Al marcarlo como recogido queda apuntada la visita, así que al día siguiente le sale la petición de reseña por el camino de siempre. Es de las cosas que más reseñas traen.
Pantalla de Recogidas con el formulario de encargo y las dos listas
Recogidas. Arriba se apunta, debajo lo que está aquí esperando y lo que falta por llegar.
4. Las llamadas pendientes
Si las hay · salen en Inicio
Cada día
  1. Si en Inicio sale el aviso, entra en Llamadas.
  2. Ahí está quién es, a qué número llamar y qué había que decirle.
  3. Llama y márcala como hecha, o descártala si no hace falta.
Ahí entra quien no se le puede escribir: no tiene móvil, el número está mal escrito o no tiene WhatsApp. Si el teléfono estaba mal, corrígelo en su ficha y la próxima vez le llega solo.
Pantalla de Llamadas con quién es, a qué número y por qué hay que llamar
Llamadas. Cada línea dice el motivo y hasta cuándo urge.

Cuando pase algo

Cosas que no pasan todos los días. Abre la que te haga falta.

Hay que cambiar una cita de día o de hora
  1. Entra en Agenda y pulsa sobre la cita.
  2. Cambia el día o la hora y guarda.
Le sale un WhatsApp con la fecha nueva. El recordatorio de la víspera se recalcula solo: no hay que tocar nada más.
Hay que anular una cita
  1. En Agenda, abre la cita y quítala.
  2. El sistema pregunta quién la quita. Contéstalo bien, que no es lo mismo.
Si la quitáis vosotros (un cierre, una baja), le sale una disculpa en el momento y se le ofrece otro hueco. Si la cancela la persona, al día siguiente le llega un mensaje ofreciéndole otra fecha. Marcar mal esta pregunta es decirle "sentimos haber anulado su cita" a quien la anuló él.
Alguien dice que no quiere recibir más mensajes
  1. Fichas, busca a la persona.
  2. Busca Mensajes que puede recibir.
  3. Marca No quiere avisos de revisión si solo quiere dejar de recibir esos.
  4. Marca No escribirle nunca si no quiere ninguno, ni el recordatorio de su cita.
Se guarda solo y cancela lo que tuviera esperando. Si lo pide por WhatsApp no hace falta que hagáis nada: el sistema lo lee y lo marca.
Ficha de una persona con el teléfono de acompañante, las casillas de mensajes y el aviso de revisión
Una ficha entera. Aquí está casi todo lo de esta sección: de quién es el teléfono, qué mensajes puede recibir, su aviso de revisión y, abajo del todo, Cerrar la ficha.
Os dicen que una persona ha fallecido
  1. Fichas, busca a la persona y baja hasta el final.
  2. Pulsa Cerrar la ficha y marca Ha fallecido.
  3. Si quieres, apunta quién os lo ha dicho. Confirma.
Desde ese momento no se le escribe nada, se le anulan las citas que tuviera por delante (sin mandarle ningún aviso) y su ficha no se puede tocar ni se le puede dar cita. Lo que ya vino y compró sigue contando en vuestros números.
Si lo han dicho por WhatsApp, el sistema ya ha parado sus avisos y te lo deja puesto en Inicio con un botón para cerrarla de un toque. Nunca la cierra solo: lo confirmáis vosotros. Si te equivocas de ficha, avisa al dueño, que es quien puede reabrirla.
Viene alguien sin cita
  1. En Agenda, usa Atendido sin cita y elige la agenda.
Queda apuntada la visita de hoy, ya marcada como que vino. Al día siguiente le sale la petición de reseña y su aviso de revisión se aplaza un año. Si no se apunta, esa visita no existe para el sistema.
La persona ya es cliente de otro de vuestros centros
Al buscarla para darle cita, sale aunque su ficha sea de otra tienda y se trae aquí con sus datos al elegirla. No la escribas a mano: acabaríais con dos fichas de la misma persona y con sus avisos duplicados.
Alguien pregunta por un mensaje que le ha llegado
  1. Fichas, busca a la persona.
  2. En su ficha están sus citas, los mensajes que se le mandaron y su conversación de WhatsApp.
Ahí ves qué se le dijo, cuándo y si contestó.
Un teléfono está mal o falta
  1. Fichas, busca a la persona y corrige el número.
Un teléfono vale si tiene nueve cifras. Si no las tiene, el sistema no se lo inventa ni lo recorta: lo deja apartado y manda a esa persona a Llamadas.
La agenda se te queda pequeña o no ves el día entero
  1. Arriba, al lado de Día y Semana, tienes −, Ajustar y +.
  2. + acerca: las citas se ven más altas y caben más nombres.
  3. − aleja: se ve más rato de golpe.
  4. Ajustar encaja el día entero en la pantalla.
El tamaño que elijas se queda puesto para la próxima vez que abras la agenda en ese ordenador.
Estás en el centro que no es
Arriba del todo, el selector de centro. Cada tienda tiene su agenda, sus fichas y su WhatsApp: si apuntas una cita en el centro equivocado, a esa persona le llegará la dirección de otra tienda. Mira siempre arriba antes de apuntar.

Lo que hace el sistema solo

Esto no hay que hacerlo ni comprobarlo: ya está en marcha.

  • Confirmación al apuntar la cita, con el día, la hora y la dirección de vuestro centro.
  • Recordatorio el día antes y otro el mismo día. Si contesta al primero, el segundo ya no sale.
  • Aviso si le cambiáis o le anuláis la cita.
  • Su encargo ya está aquí, al marcarlo como listo en Recogidas.
  • Petición de reseña al día siguiente, solo a quien vino y si no la ha dejado ya.
  • Mensaje a quien no vino y, aparte, a quien canceló, ofreciéndole otra cita.
  • Aviso de revisión al año de su última visita, y una repesca a los días si no contesta.
  • Lee lo que contesta la gente: si alguien pide no recibir más avisos, lo marca en su ficha, y si contesta cualquier otra cosa deja su aviso como contestado. Nunca contesta por su cuenta.
  • Todo con calma: en horario, con minutos entre mensaje y mensaje y un tope al día, para que WhatsApp no bloquee el número.

Lo que conviene no hacer

  • No dejes citas sin apuntar. Lo que no está en la Agenda no existe para el sistema: ni recordatorio, ni reseña, ni aviso de revisión.
  • No dejes la asistencia sin marcar. Es lo que dispara casi todo.
  • No escribas una ficha nueva si la persona ya está en otro de vuestros centros.
  • No contestes por el sistema. Lo que os escriban se contesta desde el móvil de la tienda, como siempre.

Nexodia. Si algo no cuadra, díselo al dueño y nos lo cuenta.